Magyar Közigazgatásfejlesztési Zrt.

A KET és KEIR jogszabályok megjelenésével kiemelt fontosságú lett a települési önkormányzatok számára a korszerű ügyiratkezelési rendszer alkalmazása. Az alábbiakban bemutatjuk a Polisz Ügyiratkezelési Szoftver-rendszer jogszabályi megfelelősségét.

 

KET (2004. CXL.) 29.§. Eljárás indítása
Az eljárás indításáról a rendszer értesítést küld az ügykezelő által megjelölt személyeknek. Az értesítés küldése megtörténhet tértivevényes levél (ilyenkor a rendszer tértivevényt nyomtat), de megtörténhet az értesítés digitálisan aláírt e-mail küldésével.

 

KET 33.§. szerint kezeli a határidőket
33.§.(3). Az előadói íven egy szerepel egy mező, ahol megadja az ügykezelő a módosuló határidőt (hiánypótlásra felszólítás, szakhatósági ügyintézés stb.).


33.§.(5). Az ügyintézési határidő kezdetének napját a rendszerben rögzíteni lehet. A rendszer tárolja az ügyirat beérkezésének napját.


33.§.(7). Az eljáró hatóság vezetője - ha azt törvény nem zárja ki - az ügyintézési határidőt indokolt esetben egy alkalommal, legfeljebb harminc - kiskorú ügyében legfeljebb tizenöt - nappal meghosszabbíthatja. Erről értesíteni kell az ügyfelet és mindazokat, akiket az eljárás megindításáról értesítettek.


Ez a szoftverben elvégezhető és a folyamat teljes mértékben kontrollálható.


KET 34.§. – 38.§. A kérelem beadása
A szoftverben a kérelmek beérkezését rögzíteni lehet. A kérelem beadása során kezeli azokat az adatokat, amelyeket a törvény előír: ügyfél adatok, mellékletek adatai. A rendszerből el lehet küldeni a hiánypótlásra felszólítást is.


A kérelmek beadása történhet a Polisz eKapu-n keresztül ügyfélkapu vagy elektronikus aláírás használatával. A kérelmek beadásához az internetes formanyomtatványokat elkészítjük.


KET 44.§. – 45.§. A szakhatóság közreműködése

A szoftver szakhatósági megkeresés formanyomtatványokat állít elő és a szakhatóság felé történő küldést elvégzi postai vagy elektronikus úton.
Az elektronikus küldésnél a küldendő dokumentumokat egy elektronikus postakönyvbe helyezi és onnan elektronikus aláírással rendelkező ügykezelő elküldheti.


KET 65.§. A határidő kiszámítása
A határidő kiszámítását a megadott paragrafus szerint elvégzi a szoftver.


KET 71.§. – 75.§. A határozat
A megszületett határozatoknak az ügyiratkezelő rendszer iktatószámot ad.


KET 95.§. – 97.§. Jogorvoslatok
A jogorvoslati fajtáknak megfelelő előadó ívet nyomtat a rendszer és a jogorvoslati kódokat az iktatósok berögzíthetik a rendszerbe.


KET 160.§. Ügyfélkapu
A Polisz eKapu szoftver az ügyfélkapu és az elektronikus aláírással érkező ügyiratokat beérkezteti. Az ügyfélkapu felől vagy elektronikusan aláírt önkormányzati weblapról, e-mail címről érkező ügyiratokat beérkezteti az eÜgyiratkezelési rendszerbe.


KET 161.§. Elektronikus értesítés
A Polisz eKapu szoftver a beérkezésről elektronikus értesítést küld az ügyfél e-mail címére vagy mobiltelefonjára.


KET 162.§. Elektronikus értesítés

Ha törvény, kormányrendelet vagy önkormányzati rendelet nem tiltja a hatósági ügyek intézésének vagy egyes eljárási cselekményeknek elektronikus formában történő elvégzését, az elektronikus kapcsolatfelvétel megfelelő dokumentálásával elektronikus úton is történhet különösen:
a) a kérelem, a fellebbezési kérelem, az újrafelvételi kérelem, a méltányossági kérelem és a jogszabályban előírt mellékleteik benyújtása,
b) a jogsegély iránti kérelem és annak teljesítése,
c) a hiánypótlási felhívás és a hiánypótlás,
d) az eljárás irataiba való betekintés,
e) az idézés,
f) az igazolási kérelem előterjesztése,
g) az ügyfél nyilatkozata, bejelentése, a hatósághoz intézett bármely beadványa,
h) a bizonyítékok ügyfél elé tárásának határnapját tartalmazó felhívás,
i) a felügyeleti szerv eljárásához szükséges iratok felterjesztésére szóló felhívás,
j) az ügyfél tájékoztatására, értesítésére és felhívására vonatkozó egyéb hatósági közléseknek az ügyfél tudomására hozása,
k) a döntés közlése.
A két következő funkciót nem az ügyiratkezelő rendszerben, hanem az Önkormányzati portálon alakítjuk ki.


KET 164.§. Elektronikus tájékoztató szolgáltatás
Tájékoztatás a weblapon vagy az önkormányzati portálon keresztül. Hatósági adatok, ügykezelői adatok, ügyintézési útmutatók, határidők és segédletek, adatvédelmi jogok és az elektronikus ügyintézés technikai és jogi szabályai.


KET 165.§. Elektronikus időpontfoglalás
Időpontfoglalás a portálon keresztül.

 


KET 166.§.-167.§. - Az elektronikus ügyintézéssel és az elektronikus tájékoztató szolgáltatással szemben támasztott követelménye

 


Az Önkormányzatok részére olyan informatikai megoldást javaslunk, amely megfelel ennek a törvényi előírásnak. A rendszer biztosítja az ügyirat sértetlenségét, és biztonságos ügyfél-kommunikáció történik.
Segítséget nyújtunk az Önkormányzatnak a 167.§. szerinti informatikai háttérrendszer kialakításához.


KET 168.§. Más elektronikus eszközök használata
A telefonon történő bejelentkezéseknél az ügykezelő a telefonáló azonosítása után a rendszerbe felveheti az ügyet.

 

POLISZ rendszer KEIR megfeleléséről

 

335/2005. (XII. 29.) Korm. Rendelet; A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről


KEIR 5.§.–8.§. Az ügyiratkezelés felügyelete

Az ügyiratkezelő és iktató rendszer megteremti a vezetői tájékoztatási rendszer első lépésenként az ügyirat-kezelési tevékenység - ezen keresztül az ügyintézői munka - ellenőrizhetőségét, a határidők figyelését több szempontú lekérdezési lehetőség biztosításával. Lehetővé teszi, - értelemszerű korlátozással - valamennyi munkahelyen az ügyirat-kezelési rendszerbe való betekintést.


A szoftver átfogja az ügyiratkezelés folyamatának minden mozzanatát, az iratnyilvántartást, az ügyintézés formai részeit, megoldási lehetőséget ad az iratmegőrzési feladatok megfelelő előkészítésére és végrehajtására, a szakszerű nyomon követésre. A nyilvántartott adatok köre az elérhető legrövidebb időn belül szolgáltató informatikára alapul és az ügyintézési tevékenységet oly módon szolgálja, hogy az adatbevitelre fordított energia az adatszolgáltatás pontosságában, gyorsaságában megtérül.


KEIR 18.§. – 26.§. küldemények átvétele és KEIR 27.§. – 38.§. küldemények felbontása és érkeztetése
Az ügyirat mozgások pontos követése érdekében a rendszer biztosítja, hogy a Hivatal épületén kívüli vagy belüli Ügyfélszolgálati Irodákon, valamint a posta bontásánál átvett iratok nyilvántartásba vétele - minimális adatbevitellel - helyben megtörténhet, kiküszöbölve a kézi nyilvántartást, igazolást, másolást. Az átvétel során az ügyirat vonalkódos azonosítót kap, amely megoldás alkalmazásával egyszerűbbé válik a központi iktató munkája (iktató bélyegző helyett iktató címke és vonalkód).


Minden ügyiratra ún. küldési és fogadási műveltet végezhet az ügykezelő (Net Mail), és így a Hivatali belső szervezeti egységek közötti iratmozgás igazolható, követhető, könnyen ellenőrizhető. (Pl. az átadókönyv, a munkanapló szerepének módosításával). Minden ügykezelő megtekintheti az általa küldött és fogadott ügyiratokat és a rendszer minden előadó számára, megadja a saját ügyirat-kezelési feljegyzéseikhez szükséges adatbevitel és listázás lehetőségét, kiemelten kezeli a határidők figyelését. Az iratok előadók közötti mozgása egyszerűen követhető. Az ügyirat aktuális helye az ügyiratmozgásokból azonnal lekérdezhető.


A hálózati posta (Net-Mail) segítségével nem csak ügyiratok, hanem üzenetek és nem iktatott iratok küldésére és fogadására is van lehetőség.


KEIR 39.§. – 50.§. Iktatás
A szoftver a központi iktatás követelményét nem sértve lehetővé teszi, hogy két vagy több irodában történhet az iktatás és a kapcsolódó iratkezelési műveletek. Megfelel a BM által meghatározott, mindenkori statisztikai adatszolgáltatási követelményeknek (hatósági statisztika, ügyiratforgalmi kimutatás, a hatósági jellegű intézkedések nyilvántartása.


Az ügyiratok iktatatása főszámosan és gyűjtőszámosan történhet. Az iktatási műveletek sokasága biztosítja az ügyiratok gyors iktatását, valamint a változások (stornó, ügyirat típus vagy előadó változás, irattározás, határidőbe tétel, stb.) regisztrálását.


Az iktatási műveletek között szerepelnek az összes, KEIR által előírt műveletek (KEIR 59.§. – 63.§. Irattározás, KEIR 64.§. Selejtezés, KEIR 65.§. Levéltárba adás).


Azonnali adatelérések biztosítják a gyors adatkeresést. Az előadók lekérdezhetik a határidős ügyeiket vagy valamilyen szempont szerint (ügytípus, ügyirat tárgya, ügyfél neve, idegenszám, iktatószám, vonalkód stb.) kereshetik ki az ügyiratokat. Saját munkájuk dokumentálásaként kiírathatják a munkanaplót és különböző szempontok szerint (főszámos ügyek db, gyűjtőszámos ügyek db, határidőben elintézve, határidős túli stb.) statisztikákat készíthetnek.


Minden keresési művelet végén egyetlen gombnyomással megjeleníthető az ügyirat teljes feldolgozási folyamata a kezdetektől az utolsó alszámig.


KEIR 42.§. – 50.§. Az ügyirat tárgya

Az ügyirathoz kapcsolódó változások folyamata egy iktatási esemény táblázatban (History) végigkövethető. Az ügyirat tárgyának változását a rendszer rögzíti és a History-ban szerepelteti a régi ügyirat tárgyát. Ezt a naplózási műveletet elvégzi az összes iktatási eseményre. (előadó változtatás, alszám sztornó, stb.)


A rendszer támogatja és elektronikusan megvalósítja a következő műveleteket is.
KEIR 51.§. Szignálás
KEIR 52.§. – 54.§. Kiadmányozás
KEIR 55.§. – 58.§. Expediálás
KEIR 66.§. – 67.§. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme


Az ügyiratokba történő betekintési jogosultságokat az ügykezelő kódokhoz rendelt hárma védelmi szint biztosítja. Ez szabályozza, hogy az adott ügykezelő csak a saját, vagy csak a saját irodája (irodavezető), vagy a teljes ügyiratkört láthassa (jegyző). A biztonság tovább fokozható chip-kártyás azonosító használatával.

Polisz - Ügyvitel, ügyiratkezelés

Az Ügyiratkezelési és Iktatási rendszer nem csak a mindenhol már hagyományossá váló számítógépes iktatást támogatja, hanem megvalósítja az iktatott, nem iktatott iratok valamint a belső üzenetek küldését is. A szoftver segítségével megvalósul a papírmentes iroda és a papírmentes ügyfélszolgálat, hiszen minden információ azonnal a számítógépbe kerül. Az ügyirat mozgások pontos követése érdekében a rendszer biztosítja, hogy a Hivatal épületén kívüli vagy belüli Ügyfélszolgálati Irodákon, valamint a posta bontásánál átvett iratok nyilvántartásba vétele - minimális adatbevitellel - helyben megtörténhet, kiküszöbölve a kézi nyilvántartást, igazolást, másolást. Az átvétel során az ügyirat vonalkódos azonosítót kap, amely megoldás alkalmazásával egyszerűbbé válik a központi iktató munkája (iktató bélyegző helyett iktató címke és vonalkód).  Minden ügyiratra ún. küldési és fogadási műveltet végezhet az előadó (NET MAIL), és így a hivatali belső szervezeti egységek közötti iratmozgás igazolható, követhető, könnyen ellenőrizhető. (Pl. az átadókönyv, a munkanapló szerepének módosításával).

Minden előadó megtekintheti az általa küldött és fogadott ügyiratokat és a rendszer minden előadó számára, megadja a saját ügyirat-kezelési feljegyzéseikhez szükséges adatbevitel és listázás lehetőségét, kiemelten kezeli a határidők figyelését. Az iratok előadók közti mozgása egyszerűen követhető. Az ügyirat aktuális helye az ügyiratmozgásokból azonnal lekérdezhető. A hálózati posta (NET MAIL) segítségével nem csak ügyiratok, hanem üzenetek és nem iktatott iratok küldésére és fogadására is van lehetőség.   A szoftver a központi iktatás követelményét nem sértve lehetővé teszi, hogy két vagy több irodában történhet az iktatás és a kapcsolódó iratkezelési műveletek. Megfelel a BM által meghatározott, mindenkori statisztikai adatszolgáltatási követelményeknek (hatósági statisztika, ügyiratforgalmi kimutatás, a hatósági jellegű intézkedések nyilvántartása, Áe. 50-53 §) Az ügyiratok iktatása főszámosan és gyűjtőszámosan történhet. Az iktatási műveletek sokasága biztosítja az ügyiratok gyors iktatását, valamint a változások (stornó, ügyirat típus vagy előadó változás, irattározás, határidőbe tétel, stb.) regisztrálását. Az ügyirathoz kapcsolódó változások folyamata egy iktatási esemény táblázatban (History) végigkövethető.  Az ügyiratkezelő és iktató rendszer megteremti a vezetői tájékoztatás rendszer első lépésenként az ügyirat-kezelési tevékenység - ezen keresztül az ügyintézői munka - ellenőrizhetőségét, a határidők figyelését több szempontú lekérdezési lehetőség biztosításával. Lehetővé teszi, - értelemszerű korlátozással - valamennyi munkahelyen az ügyirat-kezelési rendszerbe való betekintést.  Azonnali adatelérések biztosítják a gyors adatkeresést. Az előadók lekérdezhetik a határidős ügyeiket vagy valamilyen szempont szerint (ügytípus, ügyirat tárgya, ügyfél neve, idegenszám, iktatószám, vonalkód stb.) kereshetik ki az ügyiratokat. Saját munkájuk dokumentálásaként kiírathatják a munkanaplót és különböző szempontok szerint (főszámos ügyek db, gyűjtőszámos ügyek db, határidőben elintézve, határidős túli stb.) statisztikákat készíthetnek.  Minden keresési művelet végén egyetlen gombnyomással megjeleníthető az ügyirat teljes feldolgozási folyamata a kezdetektől az utolsó alszámig.  A szoftver átfogja az ügyiratkezelés folyamatának minden mozzanatát, az iratnyilvántartást, az ügyintézés formai részeit, megoldási lehetőséget ad az iratmegőrzési feladatok megfelelő előkészítésére és végrehajtására, a szakszerű nyomon követésre. A nyilvántartott adatok köre az elérhető legrövidebb időn belül szolgáltató számítástechnikára alapul és az ügyintézési tevékenységet oly módon szolgálja, hogy az adatbevitelre fordított energia az adatszolgáltatás pontosságában, gyorsaságában megtérül.