Magyar Közigazgatásfejlesztési Zrt.

Jogyügyleti nyilvántartás (Kötelezettségvállalás)

 

Az Önkormányzati működés egyik fontos területének a jogügyleteknek (szerződések, határozatok stb.) naprakész nyilvántartását biztosítja a rendszer. A jogügyletek nagyobb része az Önkormányzat által megkötött szerződések, amelyek nyilvántartási és elszámolási műveleteit lehet elvégezni. A szerződések nyilvántartásához a következő adatokat lehet megadni. Szerződő felek, határidők, teljesítések, szöveges leírások. Minden szerződéshez szerződés típus (közterület szerződesek, helyi támogatások, bírságok, stb.) rendelhető, amely alapján a csoportokra bontás és a későbbi pénzügyi elszámolás történik. A szerződések, a jogügyletek nyilvántartó rendszere biztosítja a szerződések és jogügyletek pontos elszámolását, és az elszámolási valamint a nyilvántartási adatok bármikor történő és esetleges visszamenőleges ellenőrzését. A rendszer egy több részes listát ad, amelyen a szerződéshez kapcsolódó összes információ kronológiai sorrendben látható. A jogügyleti és szerződés nyilvántartás szoros egységet képez a bevételi és kiadási nyilvántartási rendszermodullal.
 
Bevételi - Kiadási nyilvántartás
 
 
A bevételi és kiadási nyilvántartás a szerződés és jogügyleti nyilvántartás részeként a szerződések fizetési ütemezését, ezek teljesítését, a szerződéshez kapcsolódó számlákát és a számlák pénztári és banki mozgásainak teljes folyamatát dolgozza fel. A feldolgozás folyamatában a szerződésekhez előírásokat lehet rendelni, az előírásokat le lehet számlázni. Minden számlához postai csekk nyomtatható. A postai csekk visszaolvasása során a szoftver a befizetett össszeget automatikusan a postai csekkhez kapcsolható szerződésre, ügyfélre és számlára helyezi. Az előirányzatok generálása során az előírások-számlázandók részben megadott számlázási ciklusokban, a kijelölt dátumokra, az ott megadott jogcímen lévő összegeket írja elő a rendszer. Az előírásokat akár több évre előre is el lehet készíteni. Ez lesz a várható bevételek kimutatásának alapja. Az előírásokról automatikusan is elő lehet állítani számlákat. A számla generálása az esetek 95 %-ban elvégezhető. Az előírások adott időszakra történő jogcímenkénti összesítéséről a program automatikusan számla sorokat és a szerződés további adataiból számla fejrészt generál. A generálás folyamán létrehozza a számla-szerződés kapcsolati táblát is. A postai csekk nyomtatása az adott időszakra vonatkozó előírások jogcímre történő összevonása alapján történik. A nyomtatás során a rendszer egy ún. befizető azonosítót generál, amely a csekk megfelelő rovatába kerül. A postai csekk adatainak beolvasása a posta vagy a bank által feldolgozott és az önkormányzat részére visszaadott adatállományokból történik. Beolvasás során a program kiszűri a hibás tételeket és a hibátlanokat a szerződés és az ügyfél beazonosítása alapján azonnal jóváírja. A szoftver a feldolgozott adatok alapján lekérdezések sorát biztosítja. Kimutathatóak a szerződött összeg és a leszámlázott összegek, a szerződött összeg és a szerződésre befizetett összegek egyenlegei. Várható bevétel kimutatás, szerződés típus összesítés, hátralékos kimutatások, figyelmeztető és felszólító levelek gazdagítják a lekérdezések sorát. A bevételi és kiadási nyilvántartásban generált számlák, és a számlákhoz rendelt pénztári és banki kiegyenlítések azonnal megjellennek a pénzügyi rendszerben.

Pénzügyi iktatókönyv kezelés 

 

A szoftver a számlákat és pénztári bizonylatokat a törvényi előírásoknak megfelelően szigorú számadással állítja elő. A bizonylatoknak iktatószámot is előállít, ami szintén egy folyamatos sorszámozás. Az összes pénzügyi lekérdezésben és keresésben szerepel az iktatószám, amely segítségével a rendszer pénzügyi iktatókönyvet is képes nyomtatni.

Áfa kezelés

 

A szoftverben teljes mértékben megvalósul a pénzforgalmi áfa kezelése.

 

Pénztárak kezelése                                                                                                            

Mind az önkormányzati házi pénztár (akár több is), mind az intézményi pénztárak vezethetőek.

 

Kincstári kódok                                                                                                                   

 

A rendszer kezeli a kincstári kódokat. Pl: könyvelés feladás ’K11’ felé.

 

Azonnali folyószámla lekérdezés                                                                                       

 

Teljes mértékben megvalósul.

 

Rendeletnek megfelelő számlázó felület                                                                           

 

Teljes mértékben megvalósul.

 

Számla kifizetés előtti keretfigyelés                                                                                  

 

A keretfigyelés szakfeladatra és főkönyvi számra intézményenkénti bontásban a következő helyeken megtekinthető. Szerződés megkötése, számla kiegyenlítése, Banki és pénztári mozgások, kontírozás és könyvelés.

 

Előirányzat önálló könyvelése                                                                                          

 

Az előirányzatok és azok módosításai automatikusan könyvelhetőek.

 

Kötelezettség vállalások teljes kezelése                                                                            

 

Teljes mértékben megvalósul.

 

Keretgazdálkodás teljes körű kezelése                                                                           

Teljes mértékben megvalósul.

 

Vezetői információs rendszer                                                                                                         

 

A vezetői információk megjelennek a pénzügyi oldalon (likviditási terv, kintlévőségek, cash flow) és megjelennek a számviteli oldalon (főkönyvi és szakfeladat egyenlegek, előirányzat-módosítás- teljesítés egyenleg).

 

Analitikus rendszerek automatikus könyv                                                                        

 

Teljes mértékben megvalósul.

 

Adatvédelem, adatbiztonság biztosítása                                                                           

 

A program teljes mértékben lehetővé teszi a megfelelő beállításokat, és az ellenőrizhetőséget.

 

A jogszabályokból következő számítási algoritmusok automatizálása                             

 

A programban teljes mértékben megvalósul.

 

Alrendszerek közötti integrált adatkapcsolat                                                                     

A programcsomag egyes alrendszerei egységes kezelői felületen jelennek meg, és a szoftver biztosítja az integrált adatkapcsolatot.

 

 

Az ügyviteli tevékenység belső bizonylatolása                                                                 

 

A szoftver biztosítja az ügyviteli tevékenység belső bizonylatolási, adatszolgáltatási igényeinek széles körű kielégítését.

Az egymással kapcsolatban álló bizonylatok feldolgozása egységes kezelői felületen és integrált működésben valósuljon meg.

 

Intézményi gazdálkodás - Kincstár

A kincstári működési környezetben az egyes kapcsolódó intézmények a teljes analitikus nyilvántartásukat szintén rögzíthetik a rendszerben. A rendszer bemutatása az önkormányzat oldaláról jellemzi az egységes gazdálkodási modell működését. Az intézmények saját szintjükön csak azokat az adatokat tekinthetik, meg amelyek az adott intézményre vonatkoznak. Egyben megteremthető az egységes pénzügyi-számviteli nyilvántartások vezetésének lehetősége. Számlák kezelése: Mind a vevő (bevételi) mind pedig a szállítói (költség) számlák rögzítésénél az adott intézmény azonosító kódja regisztrálásra kerül a számla mellé, ez alapján a kód alapján különböző gyűjtéseket lehet elvégezni. Ennek segítségével képet kaphat az önkormányzat az intézmények költségeinek alakulásáról, valamint ellenőrizhetővé válik az egyes intézmények likviditási helyzete. Opció a számla igazoltatás folyamata, amely igény esetén lehetőséget a számlák gépi igazoltatására, természetesen ekkor a rendszerben ezt egy megfelelő jogosultságú személynek kell elvégezni. Pontosabban alakítható ki az intézmény napi finanszírozása.- Bankok, pénztárak: A pénzügyi rendszer több bank és pénztár kezelésére képes, tehát az intézmények pénzmozgásai a saját bankszámláin keresztül nyomon követhetők az önkormányzati pénzügyi rendszerben. Várható kiadások, bevételek kezelése: A pénzügyi egyensúly és a finanszírozás tervezéséhez nem elegendő a számlákról információval rendelkezni, ugyanis ha egy számla beérkezett, annak a kifizetését nehéz visszafogni. Könnyebben válnak tervezhetővé a kiadások, amennyiben a jogügyleti modul segítségével időben előre rögzítik az intézmények azokat a kifizetéseket, amelyek jelentkezni fognak. A jogügyleti modul előírásai alapján, még a számlák beérkezése előtt válnak tervezhetővé a pénzügyi erőforrások. Természetesen ezeknek a jogügyleteknek a rögzítése szintén az egyes intézményi kódrendszer alkalmazásával történik. Biztosítva, hogy az önkormányzati szinten egységesen, de mégis elkülönítve jelenhessenek meg a pénzügyi tételek.

Költségvetés, előirányzatok

A költségvetés készítése egy háromszintű nyilvántartáson alapszik. Minden összeg kimutatható szakfeladatonként (első szint) szakfeladaton belül főkönyvi számonként (második szint) és a főkönyvi számon belüli bontásban, ami egy a felhasználó által tetszőlegesen definiált analitika (harmadik szint). A bevételi és a kiadási előirányzatok kezelése és nyilvántartása mindegyik szinten, három értéken történik. Előző évi előirányzat, éves nyitó előirányzat, éves módosított előirányzat. A rendszerben az előirányzatok változásai gazdasági eseményként szerepelnek. Tetszőleges időpontra lekérdezhetőek a bevételi és kiadási előirányzatok értékei valamint a változásokhoz kapcsoló gazdasági események. A mozgások alapján a rendszer főkönyvi szám és szakfeladat gyűjtéseket és ezek könyvelését is elvégzi.

Pénzügyi modul

A rendszer nyilvántartja a vevőkkel, szállítókkal és egyéb (pl. munkavállalókkal) kapcsolatos követeléseket és tartozásokat. A számlákat, a banki és pénztári bizonylatokat - a rajtuk található bizonylati szám mellet - egy saját számmal is el lehet látni, amely alapján a későbbiekben könnyen visszakereshetőek és azonosíthatóak. A szoftver több bankszámla és több pénztár napi egyenleginek vezetésére képes. Az egyenleg kiszámítása után az adott napot és pénztárat lezártnak tekinti. A lezárást egy megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó megszüntetheti. Bank karbantartás során kezelni lehet a számlákhoz kapcsolódó és számla nélküli banki mozgásokat. A kiegyenlítések a hozzájuk tartozó számlákkal egy gyors kiválasztási módszerrel összekapcsolhatóak. Pénztár karbantartás során kezelni lehet a számlákhoz kapcsolódó és számla nélküli pénztári mozgásokat. A pénztári kiegyenlítésekhez tartozó számlák a pénztári tétellel egy időben berögzíthetők. Átutalásos számlák kiegyenlítése is megtörténhet a pénztáron keresztül. A szoftver figyelemmel kíséri az adott számlákhoz tartozó rész-, egyszeri-, illetőleg többszöri kiegyenlítéseket, visszautalásokat, sztornírozásokat, különféle fizetési módonként, A számlák rögzítésével egyidejűleg kialakul az áfa nyilvántartás. Az áfa nyilvántartása két féle szempont szerint is megtörténik. Az első szempont az áfa típusa (Pl.: belföldi szállítói áfa, belföldi vevői áfa, export áfa stb.), a második az áfa jellege (fizetendő, visszaigényelhető, mentes stb.).
 

Számviteli modul

A folyószámla - és pénzügyi részben rögzített számlák és kiegyenlítések három módszerrel kontírozhatók és könyvelhetők:
1. Automatikusan kikontírozhatók, amely feladás után csak az árbevételszámla, illetve a ráfordításszámla, valamint a költséghelyek könyvelése történik meg.
2. Lehetőség van a tételenkénti kikontírozásra is, ahol az összes kontírozási munka elvégezhető.
3. A tételes kontírozást helyettesíti a sémakód alapján történő feldolgozás, ahol a tételes kontírozás folyamatát egy ún. sémakód írja le, amely alapján a bizonylat kontírozása szintén automatikusan történik. A könyvelési állományban a tételek teljesen lekönyvelve (befejezett) vagy könyveletlenül (nyitott) szerepelnek. A nyitott tételek pénzügyi oldalról (könyveletlen számla, banki vagy pénztári kiegyenlítés, stb.) vagy számviteli oldalról előkereshetőek és lezárttá tehetőek. A számlákhoz, vagy kiegyenlítésekhez nem kapcsolódó (pl. vegyes) tételek egyedileg rögzíthetők. A könyvelés 1-sok, sok-1 és 1-1 kapcsolatot kezel, amely tételekhez több szakfeladat kódja rendelhető, A számlatükörben egyetlen számla sem kötött, szabadon kijelölhetők a könyvelő, az eredmény, a folyószámla, az évnyitó, évzáró, stb. számlák, a főkönyvi számlák hierarchiája év közbeni számlatükör bővítésnél is biztosított. Ezzel a módszerrel elérhető, hogy egyetlen számla száma, helye sem kötött, tehát nem lehet olyan számviteli előírást hozni, amelynek ne felelne meg a rendszer. Az egyes gazdasági egységekre eltérő számlatükör meghatározására van lehetőség. A naplóban lekönyvelt tételek - azok külön állományban történő megőrzése mellett - törölhetők, így a hibás könyvelési tételek elegáns módon, egyenleg összegek hibája nélkül javíthatók, A korábban lekönyvelt tételek szakfeladatonkénti analitikája problémamentesen módosítható, javítható, újra felosztható, törölhető. Időszakra, partnerre, szakfeladatra (analitikára) bontott listák kérhetők, amelyeknél a bontás mélysége megadható: - főkönyvi karton, - naplóforgalom, - főkönyvi kivonat, - folyószámla kivonat, - zárókimutatás, a könyvelési tételek "ömlesztett" állományából az előzőektől eltérő tartalmú, összegfokozatú listák is kérhetők.

Controlling

A gazdálkodási adatok feldolgozását követően lehetőség van azok különbőző összefüggéseinek elemzésére. Az elemzések során szimulációk képezhetők, amelynek segítségével egyes gadzálkodási események hatásai modellezhetők. Az így összegyűjtött adatok lehetővé teszik a költségvetés pontosabb tervezését, akár a "nullbázisú" költségvetési terv összeállítását.